Cómo hacer una factura como autónomo: requisitos y plantilla gratis

Emitir facturas correctas es una de las primeras obligaciones de cualquier autónomo. Una factura con errores puede impedir que tu cliente deduzca el IVA, retrasar tus cobros o darte problemas en una comprobación de Hacienda. Esta guía resume los requisitos del Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) y te ofrece una plantilla para empezar.

Descarga la plantilla gratuita: plantilla de factura para autónomos en Excel. Incluye todos los campos obligatorios y calcula automáticamente la base, el IVA, la retención y el total.

Datos obligatorios de una factura completa

Una factura ordinaria o completa debe incluir, como mínimo:

1. Número y, en su caso, serie. La numeración debe ser correlativa.
2. Fecha de expedición.
3. Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
4. Nombre y apellidos o razón social del emisor y del destinatario.
5. NIF del emisor y, en general, del destinatario.
6. Domicilio del emisor y del destinatario.
7. Descripción de las operaciones: qué servicio o producto facturas, con los datos necesarios para determinar la base imponible (cantidad, precio unitario, descuentos).
8. Tipo impositivo de IVA aplicado a cada operación.
9. Cuota de IVA resultante, consignada por separado.
10. Menciones especiales cuando corresponda: operación exenta (indicando el precepto legal), inversión del sujeto pasivo, régimen especial, etc.

La retención de IRPF no forma parte de los requisitos del reglamento de facturación, pero cuando corresponde aplicarla debe figurar en la factura para que el importe a pagar sea correcto.

La numeración: correlativa y sin huecos

• Cada factura debe tener un número único dentro de su serie.
• La numeración debe ser correlativa: no puede haber saltos ni duplicados.
• Puedes usar series distintas en situaciones justificadas, por ejemplo por año (2026-001), para facturas rectificativas (R-2026-001) o por establecimiento.
• No puedes "anular" una factura borrándola: si hay un error, se emite una factura rectificativa.

¿Cuándo llevan IVA y retención?

Las operaciones internacionales tienen reglas propias; si trabajas con clientes extranjeros, conviene darte de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios cuando corresponda y consultar a un asesor. Para calcular el desglose de cualquier factura, usa la calculadora de factura con IVA e IRPF.

Factura simplificada (antiguo ticket)

En determinados casos puedes emitir una factura simplificada, con menos datos (no es obligatorio identificar al destinatario):

• Cuando el importe no supera los 400 € (IVA incluido).
• En ciertas actividades, cuando no supera los 3.000 €: comercio minorista, hostelería, servicios de peluquería, transporte de personas, aparcamientos, entre otras.
• Cuando se trate de una factura rectificativa de una simplificada.

Si el cliente es una empresa o un autónomo que necesita deducir el IVA, puede pedirte una factura completa con sus datos.

Facturas rectificativas

Si detectas un error en una factura emitida o hay una devolución o descuento posterior, no modifiques la original: emite una factura rectificativa, en una serie específica, que identifique la factura que corrige, el motivo y los importes rectificados (o el nuevo importe correcto).

Plazos para emitir y conservar las facturas

• Emisión: en general, en el momento de realizar la operación. Si el cliente es empresario o profesional, puedes emitirla antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se realizó la operación.
• Conservación: la normativa tributaria exige conservar las facturas mientras la Administración pueda comprobar el impuesto (con carácter general, 4 años), y la mercantil, 6 años. En la práctica, conserva todo al menos 6 años.
• Formato: puedes emitir facturas en papel o electrónicas. Si son electrónicas, necesitas el consentimiento del destinatario y garantizar su autenticidad e integridad (por ejemplo, un PDF que no se modifique).

Factura electrónica y Verifactu: lo que viene

Hay dos cambios normativos que afectan a cómo se emiten las facturas:

• Verifactu (Real Decreto 1007/2023): establece requisitos técnicos para los programas informáticos de facturación, como registros encadenados que impidan alterar facturas ya emitidas y un código QR verificable. Su entrada en vigor se ha aplazado en varias ocasiones.
• Factura electrónica obligatoria entre empresas (Ley 18/2022, "Crea y Crece"): extenderá la obligación de emitir facturas electrónicas estructuradas en las operaciones entre empresarios y profesionales, con un calendario de aplicación progresivo.

Antes de que te resulten obligatorios, comprueba en la web de la Agencia Tributaria las fechas vigentes y si puedes seguir usando hojas de cálculo o debes pasar a un programa de facturación adaptado. Nuestra plantilla es una ayuda para conocer y aplicar los requisitos de contenido, no un sistema certificado.

Errores frecuentes

1. Calcular la retención sobre el total con IVA, en lugar de sobre la base.
2. No incluir el NIF del cliente, lo que le impide deducir el IVA.
3. Saltos en la numeración por facturas "anuladas".
4. Aplicar retención a particulares.
5. Olvidar la mención de exención cuando no se aplica IVA.
6. No guardar copia de las facturas emitidas.

Después de facturar

Cada factura que emites alimenta tus declaraciones trimestrales. Registra tus facturas emitidas y recibidas cada mes y estima lo que tendrás que pagar con la calculadora de los modelos 303 y 130.

Contenido informativo basado en la normativa general de facturación. En casos especiales consulta la información de la Agencia Tributaria o a un asesor fiscal.